مدارک لازم برای حواله ارزی چیست؟ | معرفی لیست کامل برای انواع حواله

قصد دارید برای خانواده‌تان در خارج از کشور پول بفرستید، شهریه دانشگاه را واریز کنید یا هزینه خرید کالایی را به یک شرکت خارجی بپردازید؟ اولین سؤالی که پیش می‌آید این است: «چه مدارکی لازم دارم؟» مدارک لازم برای حواله ارزی، بستگی به هدف شما دارد. مدارک یک واردکننده کالا با مدارک یک دانشجو یا کسی که برای اقوامش پول می‌فرستد، فرق می‌کند. ناقص بودن یا اشتباه بودن همین مدارک ساده، اصلی‌ترین دلیل تأخیر یا حتی برگشت خوردن پول است. در این راهنما، تمام اسناد مورد نیاز را به تفکیک برای شما توضیح می‌دهیم تا انتقال ارز را با خیال راحت و در سریع‌ترین زمان ممکن انجام دهید.

مدارک شناسایی برای ثبت سفارش حواله ارزی شخصی

این بخش برای تمام افرادی است که می‌خواهند به عنوان یک شخص حقیقی برای دیگران پول بفرستند. فرقی نمی‌کند گیرنده خانواده، دوست یا یک فروشنده باشد. این مدارک هویتی برای اطمینان از امنیت تراکنش شما و پیروی از قوانین مالی جهانی لازم است. خوشبختانه آماده کردن آن‌ها بسیار ساده است.

تصویر کارت ملی هوشمند و شناسنامه

این‌ها اولین و اصلی‌ترین مدارک برای اثبات هویت شما هستند. حتماً یک تصویر واضح، کاملاً خوانا و بدون انعکاس نور از پشت و روی کارت ملی هوشمند خود تهیه کنید. کارت‌های ملی قدیمی به دلیل نداشتن ویژگی‌های امنیتی جدید، دیگر برای احراز هویت در سیستم‌های مالی معتبر نیستند. همچنین داشتن تصویر صفحه اول شناسنامه نیز در کنار کارت ملی ضروری است.

سیم‌کارت فعال به نام شخص فرستنده

شماره موبایلی که برای ثبت‌نام در پنل صرافی استفاده می‌کنید، باید حتماً به نام خودتان ثبت شده باشد. این یک قانون مهم برای جلوگیری از کلاهبرداری و سوءاستفاده از هویت دیگران است. تمام کدهای تأیید و اطلاع‌رسانی‌های مهم به همین شماره ارسال می‌شود و تطابق مالکیت سیم‌کارت با هویت شما، یک لایه امنیتی مهم است.

تکمیل فرم احراز هویت الکترونیکی (KYC)

عبارت KYC مخفف “مشتری خود را بشناس” (Know Your Customer) است و یک فرآیند استاندارد در تمام بانک‌ها و موسسات مالی دنیاست. این فرآیند کاملاً آنلاین است و معمولاً شامل وارد کردن اطلاعات هویتی، آدرس، کد پستی و گاهی اوقات، گرفتن یک عکس سلفی به همراه کارت ملی یا یک ویدیوی کوتاه است. این کار به صرافی اطمینان می‌دهد که هویت شما واقعی است و از حساب کاربری شما محافظت می‌کند.

اظهارنامه منشأ ارز (برای مبالغ بالا)

اگر قصد انتقال مبلغ قابل توجهی (مثلاً بالای ۱۰,۰۰۰ دلار یا یورو) را دارید، قوانین بین‌المللی مبارزه با پولشویی ایجاب می‌کند که منبع و دلیل قانونی بودن آن پول را مشخص کنید. این موضوع نباید شما را نگران کند. این یک روال عادی است. برای مثال، اگر به تازگی خودروی خود را فروخته‌اید، ارائه کپی مبایعه‌نامه کافی است. اگر پول حاصل از فروش ملک است، سند فروش ملک مدرک شما خواهد بود. برای پس‌اندازهای شخصی نیز، ارائه گردش حساب بانکی چند ماه اخیر می‌تواند منشأ پول را نشان دهد.

برای اینکه سفارش خارجی‌تان توقیف یا مشمول جریمه سنگین نشود، حتماً پیش از خرید با قوانین گمرکی ایران آشنا شوید. جزئیات کامل محدودیت‌ها، مالیات و کالاهای ممنوعه را در این صفحه بخوانید.

لیست کامل مدارک لازم برای حواله ارزی شرکتی و تجاری

حواله‌های شرکتی و بازرگانی، به دلیل اینکه با واردات کالا، خرید خدمات یا پرداخت‌های بین شرکتی سر و کار دارند، به مدارک حقوقی دقیق‌تری نیاز دارند. ارائه کامل این اسناد نه تنها برای انجام حواله ضروری است، بلکه اعتبار شرکت شما را در سیستم مالی نشان می‌دهد. در صرافی حواله (احمدیانی)، ما تجربه زیادی در انجام حواله‌های تجاری داریم و به شما کمک می‌کنیم این فرآیند را به سادگی طی کنید.

تصویر روزنامه رسمی و آخرین تغییرات شرکت

این سند شناسنامه شرکت شماست. باید تصویر واضحی از آگهی تأسیس شرکت و مهم‌تر از آن، آخرین آگهی تغییرات (مربوط به هیئت مدیره، آدرس یا صاحبان امضای مجاز) را ارائه دهید. این مدرک نشان می‌دهد چه کسانی اجازه دارند از طرف شرکت اقدامات مالی انجام دهند.

کارت بازرگانی معتبر و مرتبط

برای شرکت‌هایی که در حوزه واردات و صادرات فعالیت می‌کنند، داشتن کارت بازرگانی که تاریخ اعتبار آن تمام نشده باشد، الزامی است. این کارت نشان‌دهنده مجوز رسمی شرکت شما برای فعالیت‌های تجاری بین‌المللی است.

معرفی‌نامه نماینده شرکت در سربرگ رسمی

اگر شخصی به غیر از مدیرعامل یا صاحبان امضای مجاز، مسئول پیگیری امور حواله است، شرکت باید یک معرفی‌نامه رسمی برای او صادر کند. این نامه باید در سربرگ رسمی شرکت تایپ شده، دارای مهر شرکت و امضای مدیرعامل باشد و اطلاعات کامل نماینده (نام، کد ملی) و حدود اختیارات او را مشخص کند.

پروفورما (Proforma Invoice) تایید شده

پروفورما یا پیش‌فاکتور، سند اصلی است که هدف تجاری حواله شما را مشخص می‌کند. این سند باید توسط فروشنده خارجی صادر شده باشد و شامل جزئیات دقیق زیر باشد: نام و آدرس کامل فروشنده و خریدار (شرکت شما)، شرح کامل کالا یا خدمات، تعداد، قیمت واحد، قیمت کل، نوع ارز و از همه مهم‌تر، اطلاعات کامل و دقیق حساب بانکی فروشنده.

مجوز ثبت سفارش کالا

در صورتی که حواله شما برای واردات کالا و از طریق سیستم‌های رسمی مانند سامانه نیما انجام می‌شود، ارائه مجوز ثبت سفارش که از وزارت صمت دریافت کرده‌اید، یک الزام قانونی است. این مجوز به حواله شما جنبه رسمی و قانونی کامل می‌بخشد.

به نقل از سایت Wise:

For security reasons and to comply with international financial regulations, you’ll usually be asked to verify your identity when sending money abroad — especially for larger amounts or your first transfer. The exact documents needed can vary depending on your location, the amount you’re sending, and the provider you use. Common requirements include a valid photo ID (passport, national ID card, or driver’s license), proof of address (such as a utility bill or bank statement dated within the last 3–6 months), and in some cases, proof of the source of funds — particularly for transfers over a certain threshold (often €10,000 or equivalent). This is part of standard Know Your Customer (KYC) and Anti-Money Laundering (AML) rules that all licensed money transfer providers must follow.

ترجمه به فارسی:

به دلایل امنیتی و برای رعایت قوانین مالی بین‌المللی، معمولاً هنگام ارسال پول به خارج از کشور — به‌خصوص برای مبالغ بالا یا اولین حواله — از شما خواسته می‌شود هویت خود را تأیید کنید. مدارک دقیق مورد نیاز بسته به کشور محل سکونت، مبلغ حواله و شرکت ارائه‌دهنده خدمات متفاوت است. مدارک رایج شامل مدرک شناسایی عکس‌دار معتبر (پاسپورت، کارت ملی یا گواهینامه رانندگی)، مدرک اثبات آدرس (مثل قبض آب/برق/گاز یا صورت‌حساب بانکی که کمتر از ۳ تا ۶ ماه قبل صادر شده باشد) و در برخی موارد، مدرک اثبات منشأ پول — به‌ویژه برای حواله‌های بالای یک حد مشخص (معمولاً معادل ۱۰٬۰۰۰ یورو یا بیشتر) است. این موارد بخشی از قوانین استاندارد شناخت مشتری (KYC) و مبارزه با پولشویی (AML) هستند که تمام ارائه‌دهندگان دارای مجوز حواله موظف به رعایت آن هستند.

مدارک اختصاصی جهت پرداخت شهریه و حواله دانشجویی

بسیاری از خانواده‌های ایرانی برای فرزندان خود که در خارج از کشور تحصیل می‌کنند، پول می‌فرستند. حواله‌های دانشجویی ماهیت شخصی دارند اما به مدارک خاصی نیاز دارند تا هدف تحصیلی آن‌ها مشخص شود. این مدارک به سریع‌تر شدن فرآیند کمک زیادی می‌کنند.

نامه پذیرش دانشگاه (Offer Letter) یا گواهی اشتغال به تحصیل

این اولین مدرک برای اثبات دانشجو بودن فرد است. نامه پذیرش رسمی از دانشگاه که نام کامل دانشجو، رشته و مقطع تحصیلی در آن قید شده، لازم است. اگر دانشجو در حال تحصیل است، گواهی اشتغال به تحصیل از دانشگاه که برای ترم جاری صادر شده باشد نیز قابل قبول است.

فاکتور رسمی دانشگاه شامل اطلاعات حساب (Invoice)

این مهم‌ترین مدرک برای حواله دانشجویی است. یک فاکتور رسمی که از طرف دانشگاه صادر شده و شامل مبلغ دقیق شهریه یا هزینه خوابگاه، شماره دانشجویی (Student ID)، سررسید پرداخت و اطلاعات کامل حساب بانکی دانشگاه است. این اطلاعات معمولاً در پورتال دانشجویی دانشگاه قابل دریافت است. حتماً از همین منبع رسمی استفاده کنید تا از هرگونه اشتباه جلوگیری شود.

پاسپورت دانشجو و مدارک هویتی پرداخت‌کننده

تصویر واضح از صفحه اول پاسپورت دانشجو که دارای اعتبار باشد، ضروری است. همچنین اگر شما به عنوان والدین یا شخص دیگری هزینه را پرداخت می‌کنید، باید مدارک شناسایی خودتان (کارت ملی هوشمند) را نیز به عنوان فرستنده ارائه دهید.

مدارک مورد نیاز جهت حواله ارزی در صرافی احمدیانی

برای انجام حواله ارزی در صرافی احمدیانی تنها دو دسته مدرک لازم است و تلاش شده فرآیند تا حد ممکن ساده باشد. با آماده بودن این موارد، ثبت و اجرای حواله به سرعت انجام می‌شود.

• احراز هویت یک‌باره (KYC): سلفی واضح با کارت ملی به همراه تعهدنامه امضا شده.
• اطلاعات حساب مقصد: جزئیات دقیق حساب گیرنده متناسب با کشور و بانک مقصد.

اطلاعات بانکی ضروری گیرنده برای حواله ارزی موفق

فرض کنیم تمام مدارک خودتان را آماده کرده‌اید. حالا نوبت به اطلاعات طرف مقابل می‌رسد. یک حرف یا عدد اشتباه در این بخش می‌تواند کل فرآیند را مختل کند. همیشه این اطلاعات را به صورت مکتوب (نه تلفنی) از گیرنده دریافت کرده و قبل از تأیید نهایی، دوباره با او چک کنید.

• نام کامل صاحب حساب: نام گیرنده باید دقیقاً همان‌طور که در حساب بانکی‌اش ثبت شده، نوشته شود. از نوشتن اسم مستعار یا مخفف خودداری کنید.
• شماره حساب بین‌المللی (IBAN): برای حواله به اکثر کشورها، به خصوص در اروپا، IBAN یک استاندارد ضروری است. این کد با دو حرف نشان‌دهنده کشور شروع می‌شود (مثلاً DE برای آلمان) و احتمال خطا را به صفر نزدیک می‌کند.
• کد سوئیفت (SWIFT Code): این کد مانند کد پستی بین‌المللی برای بانک‌ها عمل می‌کند و بانک مقصد را در شبکه جهانی شناسایی می‌کند. این کد معمولاً ۸ یا ۱۱ کاراکتر دارد.
• کد ترانزیت یا روتینگ نامبر: این کدها برای شناسایی شعبه‌های داخلی بانک‌ها در برخی کشورها استفاده می‌شوند. برای مثال، در آمریکا به آن Routing Number، در کانادا Transit Number و در استرالیا BSB Code می‌گویند.

اگر نمی‌دانید از آمازون آمریکا بخرید یا امارات، تفاوت خرید از آمازون امارات و آمریکا از نظر هزینه حمل، گمرک، سرعت ارسال و موجودی کالا را اینجا بررسی کنید. این مقایسه به شما کمک می‌کند ارزان‌تر و مطمئن‌تر خرید کنید.

اشتباهات رایج در ارسال مدارک حواله ارزی

ما در طی سال‌ها فعالیت، متوجه شده‌ایم که برخی اشتباهات کوچک بارها و بارها تکرار می‌شوند. شناختن این موارد به شما کمک می‌کند تا از آن‌ها دوری کنید و در وقت و هزینه خود صرفه‌جویی کنید.

• ارسال تصاویر بی‌کیفیت یا ناخوانا: یک عکس تار که در نور کم گرفته شده، توسط واحد تطبیق قوانین رد می‌شود. بهترین کار استفاده از اپلیکیشن‌های اسکنر موبایل (مانند CamScanner) است که تصویری صاف، روشن و خوانا از مدارک شما تهیه می‌کنند.
• عدم تطابق نام فرستنده با صاحب حساب بانکی: شما به عنوان «علی رضایی» درخواست حواله ثبت می‌کنید اما مبلغ ریالی را از حساب همسرتان واریز می‌کنید. این تراکنش فوراً رد می‌شود. نام فرستنده باید با نام صاحب حسابی که پول از آن واریز می‌شود، یکی باشد.
• استفاده از مدارک هویتی منقضی شده: قبل از شروع، تاریخ انقضای کارت ملی و (در صورت لزوم) پاسپورت خود را چک کنید. یک مدرک منقضی‌شده اعتباری برای احراز هویت ندارد.
• تفاوت ارز درخواستی با ارز حساب مقصد: می‌خواهید دلار آمریکا به حسابی در آلمان بفرستید که فقط یورو قبول می‌کند. بانک آلمانی ممکن است حواله را پس بفرستد و در این بین، کارمزد بانک‌های واسط از پول شما کسر می‌شود. همیشه از گیرنده بپرسید حسابش دقیقاً چه ارزی را می‌پذیرد.

فرایند بررسی و تایید مدارک در صرافی حواله

پس از آماده کردن مدارک، نوبت به ارسال و تأیید آن‌ها می‌رسد. در صرافی حواله (احمدیانی)، ما این فرآیند را تا حد امکان ساده و سریع طراحی کرده‌ایم تا شما کمترین دغدغه را داشته باشید.

نحوه بارگذاری مدارک در پنل کاربری

پنل کاربری وب‌سایت ما به شکلی طراحی شده که شما به راحتی می‌توانید در بخش مربوطه، تصاویر مدارک خود را بارگذاری کنید. سیستم به صورت خودکار شما را راهنمایی می‌کند و اگر مشکلی در فرمت یا حجم فایل وجود داشته باشد، به شما اطلاع می‌دهد.

مدت زمان استعلام و تایید هویت

تیم پشتیبانی و تطبیق قوانین ما در صرافی احمدیانی، پس از دریافت مدارک، صحت آن‌ها را بررسی می‌کند. برای کاربرانی که برای اولین بار با ما کار می‌کنند، این فرآیند معمولاً در کمتر از چند ساعت کاری انجام می‌شود. خبر خوب این است که پس از یک بار تأیید هویت، شما به عنوان مشتری شناخته‌شده ما ثبت می‌شوید و حواله‌های بعدی شما با سرعتی بسیار بیشتر و بدون نیاز به ارسال مجدد مدارک هویتی انجام خواهد شد.

قوانین بین‌المللی و مبارزه با پولشویی در حواله ارزی

شاید این حجم از تأکید روی مدارک کمی سخت‌گیرانه به نظر برسد. اما دلیل خوبی پشت آن وجود دارد: قوانین جهانی برای شفافیت مالی. این قوانین نه تنها در ایران، بلکه در تمام کشورهای دنیا اجرا می‌شوند تا از فعالیت‌های غیرقانونی جلوگیری کنند.

چرا صرافی‌ها به مدارک دقیق نیاز دارند؟

صرافی‌های معتبر مانند ما موظف هستند هویت مشتریان و هدف از تراکنش‌های آن‌ها را شناسایی کنند. این کار به بانک‌های بین‌المللی اطمینان می‌دهد که پولی که منتقل می‌شود، از راه قانونی به دست آمده است. در واقع، این سخت‌گیری‌ها از پول شما در برابر مسدود شدن یا بازجویی توسط بانک‌های خارجی محافظت می‌کند و کل شبکه مالی را امن نگه می‌دارد.

متأسفانه کلاهبرداری در حواله‌های دلاری رو به افزایش است و بسیاری از مردم پول‌شان را از دست داده‌اند. برای اینکه قربانی تقلب در ارسال حواله نشوید، روش‌های رایج کلاهبرداری و راه‌های تشخیص آن را در این مقاله مطالعه کنید.

نتیجه‌گیری

انجام یک حواله ارزی موفق، بیش از هر چیز به آمادگی و دقت شما در تهیه مدارک بستگی دارد. همان‌طور که در این راهنما دیدید، با شناخت نوع حواله (شخصی، شرکتی یا دانشجویی) و آماده کردن اسناد مربوط به آن، نیمی از راه را با موفقیت طی کرده‌اید. همیشه اطلاعات حساب مقصد را دوباره چک کنید و از ارائه تصاویر واضح و مدارک معتبر مطمئن شوید. به یاد داشته باشید که ارائه این مدارک یک فرآیند استاندارد جهانی برای حفظ امنیت مالی شماست. با صرف کمی زمان در ابتدا، می‌توانید از سرعت و اطمینان در رسیدن پول به مقصد لذت ببرید.

پرسش‌های رایج

اگر فرستنده حواله یکی از والدین من باشد که به دلیل سن بالا امکان احراز هویت آنلاین (گرفتن ویدیو) را ندارد، راه حل چیست؟

در چنین مواردی، صرافی‌های معتبر مانند صرافی حواله راهکارهای جایگزین ارائه می‌دهند. می‌توانید با پشتیبانی تماس بگیرید؛ معمولاً امکان احراز هویت حضوری یا ارائه مدارک تکمیلی برای تسهیل فرآیند وجود دارد.

آیا برای خرید از یک سایت خارجی و پرداخت هزینه آن هم به همین مدارک نیاز است؟

بله، در این حالت حواله شما از نوع شخصی محسوب می‌شود. شما باید مدارک هویتی خود را ارائه دهید و به جای اطلاعات شخص، اطلاعات حساب بانکی آن شرکت یا فروشگاه آنلاین را به عنوان گیرنده وارد کنید که معمولاً در فاکتور خرید ذکر شده است.

نام شرکت ما به تازگی تغییر کرده و هنوز در روزنامه رسمی ثبت نشده است. با کدام مدارک باید حواله را انجام دهم؟

در این فاصله، شما باید با همان مدارک قبلی (بر اساس آخرین روزنامه رسمی ثبت‌شده) اقدام کنید. تا زمانی که تغییر نام به صورت قانونی ثبت و آگهی نشود، هویت حقوقی شرکت شما همان نام قبلی است و تمام اسناد باید با آن مطابقت داشته باشد.